Desenvolver uma boa comunicação escrita é uma habilidade cada vez mais exigida no mercado de trabalho. Não basta apenas se expressar pela escrita, mas apresentar suas ideias e argumentos com clareza, persuasão e profissionalismo.
Dominar a escrita empresarial garante credibilidade na carreira e pode ser um grande diferencial para se ter sucesso, seja ganhando uma promoção, ou mesmo conquistando mais clientes, caso você trabalhe como empreendedora.
Você tem dificuldade de utilizar a escrita no ambiente de trabalho? Quer aprender formas de melhorar essa habilidade no dia a dia? Então, vem comigo que eu vou explorar algumas dicas e ferramentas que podem ajudar a potencializar a sua escrita hoje mesmo!
O que é comunicação empresarial?
No ambiente corporativo, há muita troca de informações, seja entre os próprios funcionários, entre a gestão e as equipes, além da comunicação que a instituição realiza para alcançar seus clientes, parceiros, fornecedores, até a sociedade em geral.
Podemos dizer que toda essa rede de informações que trafega entre as diferentes pontas de uma empresa é chamada de comunicação empresarial. É claro que isso inclui não apenas a troca de informações por meio de conversas, materiais e sinalizações visuais, mas também e, principalmente, através da comunicação escrita.
Importante ressaltar que a comunicação empresarial é uma solução estratégica para as organizações, ou seja, o tratamento das informações no ambiente corporativo deve estar ajustado ao planejamento estratégico de uma empresa e aos objetivos que ela tem ao longo do tempo — curto, médio e longo prazo.
O grande objetivo de uma boa comunicação empresarial é alinhar as estratégias da organização, atrair e fidelizar novos clientes, além de contribuir para um bom engajamento interno. Ou seja, ela acaba se tornando uma grande ferramenta de fortalecimento da cultura organizacional.
Nem preciso dizer o quanto a escrita tem tudo a ver com isso, né?
Por que utilizar a escrita no ambiente de trabalho?
Você já deve ter imaginado o desafio que deve ser para uma empresa manter todos os seus funcionários, equipes, parceiros e clientes na mesma página, não é mesmo? É por isso que a comunicação escrita é a ferramenta indicada para garantir eficiência e entendimento de todo mundo que partilha o mesmo ambiente.
A comunicação escrita possibilita que as mensagens sejam registradas e funcionem como um histórico, ou seja, possam ser consultadas a qualquer momento. Dessa forma, em um ambiente com muita troca de informações, entre diversas pessoas, é fundamental ter uma maneira de acompanhar a evolução e o histórico de processos.
Outra vantagem da comunicação escrita é passar informações de maneira organizada e padronizada. Assim, é essencial que toda escrita empresarial seja realizada de forma a evitar ambiguidades e interpretações equivocadas.
A importância da comunicação escrita no ambiente empresarial
Imagine uma grande empresa, com vários funcionários espalhados em várias cidades, com várias funções diferentes, envolvidos em diferentes demandas. Caso a alta gestão precise realizar uma comunicação efetiva para todas as equipes simultaneamente, a escrita é a maneira mais eficiente para transmitir essa mensagem.
Isso porque comunicação escrita possibilita atingir um público mais amplo. Se o diretor dessa suposta empresa decidisse realizar essa comunicação por meio de um evento, a mensagem estaria restrita a um determinado período e até um ambiente físico.
Sem registros, aumenta-se a possibilidade de ambiguidades e mal-entendidos, pois cada receptor pode interpretar a mensagem à sua maneira.
Assim, a comunicação escrita pode ser compartilhada de forma mais democrática e está disponível para um amplo número maior de pessoas, o que contribui para o alinhamento de processos e projetos de uma organização.
Dicas para uma boa comunicação empresarial
Gostar de escrever nem sempre é o único requisito para ter uma comunicação clara e assertiva. Isso porque a comunicação empresarial possui algumas particularidades que você deve prestar atenção, a fim de trabalhar com a escrita de forma profissional.
Escrever um texto corporativo é muito diferente de um texto literário, por exemplo. Como a comunicação de uma empresa exige também objetividade e neutralidade, ela também acaba se distanciando de uma escrita afetiva. Por isso, separei três dicas básicas para você não errar:
1. Seja o mais clara e objetiva possível: não dê voltas desnecessárias, vá direto ao ponto. Evite ao máximo termos técnicos — a menos que seja essencial para o entendimento da mensagem — e evite expressões que não sejam compreendidas por todos. Se a mensagem envolver algum conhecimento técnico específico, explique ao seu leitor.
2. Cuidado com os erros: ao escrever uma mensagem ou compartilhar uma informação, não deixe de revisar o texto com muito cuidado. Observe a clareza da mensagem, mas também fique atenta a erros gramaticais e problemas de concordância. Uma comunicação mal escrita pode comprometer a sua credibilidade no ambiente profissional.
3. Cultura organizacional: toda empresa possui um perfil e usa de códigos específicos, o que inclui a linguagem. Uma startup, por exemplo, pode lançar mão de mensagens informais, com estilo mais despojado. Entretanto, uma instituição bancária, por exemplo, preza por valores como a solidez, o que exige uma comunicação com mais discrição e seriedade. É muito importante se alinhar aos valores e estilo da empresa para evitar ruídos.
7 ferramentas para melhorar a comunicação escrita no trabalho
Se você gosta de escrever e pretende se especializar na escrita empresarial, saiba que esse é um ramo em expansão e bastante requisitado em diversas empresas.
Investir em uma boa comunicação empresarial é um ótimo caminho para garantir sucesso profissional e até conquistar mais clientes, caso você preste serviço de escrita para organizações.
Se você ainda está insegura sobre sua escrita profissional, saiba que o principal caminho é a prática. Busque escrever textos sobre diferentes assuntos, o que vai exigir organização de pensamentos, pesquisa e aprofundamento sobre temas variados.
Tente adaptar a informação para diferentes formatos, como comunicados, relatórios, notícias, etc. Ao escrever regularmente, seja em forma de relatórios ou usando técnicas de copywriting, é possível aprimorar sua comunicação e potencializar sua escrita.
Separei aqui algumas ferramentas que você deve conhecer para aperfeiçoar sua escrita empresarial.
Edição de Texto
Como expliquei anteriormente, escrever sem erros gramaticais é essencial para uma boa comunicação empresarial. Você pode utilizar ferramentas de edição de texto, desde as mais populares, como o Microsoft Word e o Google Docs (onde você pode acessar arquivos na nuvem, de forma online).
Indico também ferramentas mais avançadas, como o Grammarly —que oferece uma correção gramatical automática de um texto escrito (há versão gratuita e também paga). Outra opção é o Hemingway Editor, ferramenta online que analisa o texto em relação à legibilidade, como frases complexas ou palavras difíceis.
Newsletters
A newsletter é uma excelente opção de disparo de mensagens na comunicação empresarial. É importante saber que existem diferentes opções no mercado, que permitem segmentação, criação de campanhas e análise de resultados por meio de relatórios completos. Algumas opções: Mailchimp, Substack, Sendinblue, MailerLite e Campaign Monitor.
Mensagens Instantâneas
Muitas empresas utilizam ferramentas como Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat e o WhatsApp Business para que as equipes possam compartilhar mensagens instantâneas entre si. Além de promover a comunicação em tempo real, esse tipo de ferramenta colaborativa pode ser usada para estratégias de comunicação empresarial.
Gerenciamento de Projetos
Aplicativos como o Notion, Asana, Trello e Monday.com são ótimas opções para a criação e o acompanhamento de projetos, possibilitando compartilhamento de informações e organização de demandas.
Revisão Colaborativa
Uma maneira de aperfeiçoar a comunicação escrita é possibilitar que ela seja colaborativa. Se você deseja que arquivos sejam compartilhados entre duas ou mais pessoas, a fim de permitir a revisão em tempo real desses documentos, não pode deixar de usar ferramentas como Google Docs e Dropbox Paper. Eles oferecem recursos de edição e sugestão online e simultânea. Com isso, a colaboração se torna mais fácil e a qualidade da comunicação escrita é aprimorada.
Aplicativos de Tradução
Ferramentas de tradução, como o Google Translate ou o DeepL, podem ser úteis para ampliar o seu conhecimento técnico na comunicação empresarial. Muitos conteúdos podem ser encontrados em sites internacionais e, com ajuda dos tradutores, você pode tirar dúvidas para tornar esse material mais acessível para colaboradores brasileiros.
Porém, lembre-se que as traduções automáticas nem sempre devem ser levadas à risca, uma vez que é preciso um conhecimento mínimo do idioma para não cair em erros.
O que você aprendeu até aqui?
Depois de ler esse texto, você entendeu como a comunicação empresarial garante credibilidade na carreira e pode ser um grande diferencial para seu sucesso profissional. Vimos que a comunicação escrita é estratégica para as organizações, contribuindo para alinhamento e clareza das mensagens.
Aprendemos ainda que a comunicação empresarial possui algumas particularidades, assim, você deve estar de olho em técnicas e ferramentas trabalhar com a escrita no mundo corporativo de forma profissional.
Entre as dicas para produzir uma boa escrita empresarial, recomendamos ser clara e objetiva, não deixar de revisar seus textos e estar atenta à linguagem e ao estilo da empresa. Além disso, esteja por dentro de ferramentas e recursos que podem te ajudar a aperfeiçoar sua comunicação escrita.
Lembre-se de escolher as ferramentas que melhor se adequam às necessidades da sua empresa. Essas ferramentas podem facilitar a comunicação escrita, alcançando melhores resultados.
